Tại nơi làm việc kết hợp, các cuộc họp, cuộc trò chuyện và thông báo liên tục đã trở thành thói quen.

Nhưng ẩn sau sự kết nối liên tục này là một mối đe dọa thầm lặng hơn: sự kiệt sức khi hợp tác.

Đây là một dạng mệt mỏi kỹ thuật số không chỉ bắt nguồn từ quá nhiều cuộc gọi video mà còn từ mê cung công cụ rời rạc mà nhân viên phải điều hướng để duy trì kết nối.

Theo Vivek Kar, Trưởng phòng tương tác nhân viên tại Tata Communications , tình trạng mệt mỏi khi họp chỉ là vấn đề bề nổi.

Thách thức thực sự là mức độ phức tạp của hệ thống truyền thông hợp nhất (UC) ảnh hưởng như thế nào đến sự tập trung, năng suất và tinh thần.

Kar cho biết: “Sự kiệt sức khi làm việc nhóm xảy ra khi nhân viên liên tục chuyển đổi giữa các công cụ, nền tảng và thiết bị chỉ để hoàn thành công việc cơ bản”.

Tác động kinh doanh

Theo báo cáo Future of Work: Hybrid Work Insights của Omdia, 54% tổ chức tin rằng năng suất của nhân viên đã được cải thiện nhờ quá trình chuyển đổi sang phong cách làm việc di động và kết hợp, và 22% có các số liệu để định lượng những cải thiện này.

Mặc dù hình thức làm việc kết hợp mang lại nhiều cơ hội tăng năng suất, nhưng tính phức tạp của việc sử dụng nhiều công cụ cộng tác có thể làm mất đi những lợi ích đó.

Việc hợp lý hóa các hệ thống UC là rất quan trọng để khai thác hết tiềm năng của hình thức làm việc kết hợp đồng thời giảm bớt tình trạng mệt mỏi của nhân viên.

Khi kết nối trở nên phức tạp

Doanh nghiệp hiện đại vận hành dựa trên sự hợp tác, nhưng chính những công cụ được thiết kế để hỗ trợ làm việc nhóm lại có thể làm chậm quá trình này. Nhân viên phải xử lý nhiều thông tin đăng nhập, định dạng và giao diện khác nhau, tạo ra cái mà Kar gọi là “ma sát tinh thần”.

“Vấn đề không chỉ nằm ở việc có quá nhiều cuộc gọi,” Kar lưu ý. “Những trải nghiệm cộng tác rời rạc khiến mọi nhiệm vụ trở nên khó khăn hơn mức cần thiết.”

Sự bất đồng này cũng ảnh hưởng đến bộ phận CNTT. Việc duy trì nhiều nền tảng truyền thông liên quan đến việc chồng chéo giấy phép, chính sách bảo mật không nhất quán và dữ liệu bị cô lập.

“CNTT cuối cùng lại phải dập lửa trên khắp các hệ thống trong khi nhân viên mất tập trung. Đó là một khoản thuế ẩn đánh vào năng suất.”

Công cụ phân mảnh, nhóm phân mảnh

Hầu hết các tổ chức đều hoạt động với sự kết hợp của nhiều nền tảng – Teams, Webex, Zoom, Slack, v.v. – mỗi nền tảng phục vụ một mục đích cụ thể. Nhưng như Kar chỉ ra , các hệ thống này hiếm khi tích hợp liền mạch.

“Các doanh nghiệp có thể truy cập vào nhiều nền tảng UC, nhưng khả năng gọi điện cốt lõi thường chỉ giới hạn ở một nền tảng.”

“Điều đó buộc mọi người phải chuyển đổi giữa các ứng dụng trò chuyện, video, chia sẻ tệp và email, thực chất trở thành người quản lý CNTT của chính mình.”

Mỗi lần chuyển đổi đều làm gián đoạn quy trình làm việc và tăng thêm gánh nặng nhận thức. Theo thời gian, những điểm kém hiệu quả này tích tụ lại, dẫn đến việc trùng lặp công việc, ra quyết định chậm hơn và các nhóm không gắn kết.

Sự thúc đẩy cho sự đơn giản

Thách thức đối với các tổ chức không phải là lựa chọn một công cụ cộng tác duy nhất – mà là đảm bảo tất cả chúng hoạt động cùng nhau. Các nhà phân tích và nhà cung cấp đều chỉ ra rằng sự đơn giản hóa và khả năng tương tác là những ưu tiên lớn tiếp theo trong lĩnh vực UC.

Kar tin rằng sự tiến bộ sẽ đến từ việc quản lý back-end thống nhất thay vì áp dụng một giải pháp chung chung. Ông lập luận rằng các doanh nghiệp cần sự linh hoạt để tích hợp cơ sở hạ tầng cũ, hệ thống khu vực và các nền tảng ưu tiên trong một khuôn khổ thống nhất.

“Hầu hết các doanh nghiệp không bắt đầu từ con số 0,” ông nói. “Chúng tôi tập trung vào việc làm cho các hệ thống hiện có có thể tương tác với nhau thay vì áp dụng phương pháp “xóa bỏ và thay thế.”

Kiểu tích hợp này cho phép kiểm soát chính sách, phân tích và quản trị tập trung – mà không làm gián đoạn cách làm việc của nhân viên. Đây là sự chuyển dịch từ tính đồng nhất sang khả năng thích ứng, nhằm mục đích giảm thiểu sự phức tạp mà không hạn chế lựa chọn.

Tác động của con người

Khi sự hợp tác diễn ra liền mạch, hiệu quả sẽ đến ngay lập tức. Nhân viên không còn phải tốn công sức suy nghĩ xem nên sử dụng nền tảng nào hay khắc phục sự cố kết nối. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào công việc.

Kar nói thêm: “Khi nhân viên cảm thấy được trang bị và trao quyền nhờ các công cụ của mình, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và có nhiều khả năng ở lại hơn”.

Các nguyên tắc tương tự cũng được áp dụng cho không gian cộng tác vật lý. Phòng họp thông minh, được hỗ trợ bởi tự động hóa và AI, được thiết kế để loại bỏ căng thẳng khi thiết lập các cuộc họp kết hợp – từ kết nối thiết bị đến quản lý âm thanh và video.

“Những môi trường làm việc thực sự này giúp loại bỏ nỗi lo về công nghệ – các cuộc họp bắt đầu ngay lập tức và diễn ra suôn sẻ, giúp khôi phục niềm tin vào quá trình cộng tác.”

Nhìn về phía trước

Kar cho rằng tương lai của sự hợp tác sẽ không được xác định bởi số lượng công cụ chúng ta sử dụng mà bởi mức độ vô hình của công nghệ.

“Giai đoạn tiếp theo là về các công cụ ẩn mình”, ông nói. “AI sẽ dự đoán ý định, tối ưu hóa kết nối và hiển thị bối cảnh theo thời gian thực. Mục tiêu là làm cho sự hợp tác trở nên tự nhiên, gần gũi và không có ranh giới.”

Khi các tổ chức tinh chỉnh chiến lược làm việc kết hợp, một chủ đề nổi bật được chú ý: sự đơn giản thúc đẩy sự gắn kết. Trải nghiệm cộng tác càng thống nhất và trực quan, nhân viên càng có nhiều không gian cho sự sáng tạo, kết nối và công việc ý nghĩa.

Xem thêm tại đây: ntgvietnam