Truyền thông hợp nhất luôn là trung tâm của quá trình chuyển đổi nơi làm việc, và vai trò của nó trong việc thúc đẩy năng suất ngày càng tăng. Chúng ta đã chứng kiến ​​sự phát triển nhanh chóng của Microsoft Teams, Zoom, và giờ đây là các trợ lý AI như Copilot và AI Companion. Những công cụ này đã trở nên thiết yếu đối với môi trường làm việc hiện đại, mang lại những lợi ích năng suất đáng kể.

Tuy nhiên, các khuôn khổ quản trị vẫn chưa phát triển vượt ra ngoài những rào cản xung quanh LLM, kiểm soát truy cập, xác thực, mã hóa, giám sát dữ liệu có cấu trúc và ghi nhật ký . Điểm mù ngày càng gia tăng nằm ở khối lượng hoạt động, cụ thể là trong giao tiếp và nội dung được tạo ra khi con người và AI tương tác, và sắp tới là khi AI tác nhân tương tác với các công cụ AI khác. Trong khi các CIO và đội ngũ của họ đang chạy đua để cho phép các công cụ AI của mình đạt được năng suất cao hơn và vượt lên trên việc sử dụng AI ngầm, họ lại đang chậm trễ trong việc giám sát, kiểm tra và ứng phó với rủi ro trong các hành vi mới và làn sóng giao tiếp và nội dung khổng lồ mà AI mang lại. Tất cả những điều này khiến các CI OS phải đối mặt với những rủi ro không thể bỏ qua.

Lợi ích về năng suất và rủi ro AI ngầm

Lợi ích của việc áp dụng AI là có thật. Tại Anh, một chương trình thí điểm của chính phủ với sự tham gia của 20.000 công chức sử dụng Microsoft Copilot đã tiết kiệm trung bình 26 phút mỗi ngày. Các khảo sát của Zoom cho thấy hơn 90% lãnh đạo và hai phần ba nhân viên tiết kiệm ít nhất 30 phút mỗi ngày với Zoom AI Companion. Đối với các CIO, những kết quả này là không thể cưỡng lại: Việc áp dụng AI hứa hẹn sẽ khai phá hiệu quả toàn doanh nghiệp.

Nhưng có một vấn đề. Việc chặn hoặc trì hoãn quyền truy cập vào các tính năng này sẽ thúc đẩy nhân viên thực hiện các hành vi AI ngầm, chẳng hạn như sao chép biên bản cuộc họp vào các công cụ không được cấp phép. Kết quả là một sự kết hợp nguy hiểm giữa rủi ro bảo mật dữ liệu, kết quả AI đáng ngờ và mất hoàn toàn khả năng giám sát tuân thủ.

Theo Garth Landers, Giám đốc Tiếp thị Sản phẩm Toàn cầu của Theta Lake:

Rủi ro thực sự không nằm ở bản thân AI – mà là việc thiếu tầm nhìn về cách nó được sử dụng hàng ngày. Nếu không có sự kiểm tra, bạn không phải là người quản lý, bạn chỉ đang đoán mò.

Dữ liệu khảo sát xác nhận khoảng cách quản trị

Theo Khảo sát Quản trị & Lưu trữ Truyền thông Kỹ thuật số năm 2025 của Theta Lake, 68% tổ chức có kế hoạch mở rộng việc sử dụng trợ lý AI, phi công phụ và tác nhân trong năm nay. Đồng thời, 88% báo cáo những thách thức về quản trị và bảo mật dữ liệu. Gần một nửa số người được hỏi gặp khó khăn trong việc đảm bảo đầu ra của AI đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ, 45% khác cho biết họ không thể phát hiện đáng tin cậy việc rò rỉ dữ liệu mật, và 41% thừa nhận gặp khó khăn trong việc xác định các hành vi rủi ro của người dùng cuối.

Tóm lại, hầu hết các CIO đang triển khai các công cụ AI mà không có đủ khả năng giám sát cần thiết để biết liệu các biện pháp bảo vệ của họ có thực sự hiệu quả hay không, liệu các hành vi có an toàn hay không và liệu các tiêu chuẩn tuân thủ có được đáp ứng hay không.

Yêu cầu kiểm tra

Để quản lý AI hiệu quả, doanh nghiệp cần có khả năng giám sát hiệu quả, dễ điều hướng, ở cấp độ pháp y về tương tác giữa con người và công cụ AI, cũng như giữa các công cụ AI với AI. Họ cũng cần khả năng giám sát nội dung và giao tiếp được tạo ra trong quá trình tương tác. Giả định rằng các chính sách đang hoạt động hiệu quả là chưa đủ; các CIO phải có khả năng xác thực kết quả đầu ra theo thời gian thực. Điều này có nghĩa là kiểm tra xem nội dung có:

Đúng: Đầu ra có bao gồm các tuyên bố từ chối trách nhiệm, tiết lộ hoặc văn bản pháp lý bắt buộc và tránh các tài liệu tham khảo bịa đặt không?
Tuân thủ: Có tránh xa ngôn ngữ hứa hẹn, thao túng thị trường hoặc các dấu hiệu cảnh báo về quy định không?
An toàn: Thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như MNPI, kế hoạch chiến lược hoặc dữ liệu riêng tư có được sử dụng đúng cách không và có được chia sẻ với đúng bên không, không chỉ trong tương tác ban đầu với AI mà còn theo thời gian khi chia sẻ trong các cuộc trò chuyện, email, kế hoạch dự án?

Kiểm tra thu hẹp khoảng cách giữa mục đích và kết quả, xác nhận rằng kết quả đầu ra của AI phù hợp với các chính sách nội bộ và yêu cầu quy định trong khi vẫn thúc đẩy tăng năng suất.

Theo Jack Foster, Phó chủ tịch cấp cao phụ trách Tiếp thị toàn cầu của Theta Lake:

Kiểm tra chính là mắt xích còn thiếu giữa sự nhiệt tình với AI và niềm tin của doanh nghiệp vào nội dung và truyền thông AI. Khi các CIO có thể xác thực tính an toàn của nội dung đầu ra và hiểu được liệu các hành vi tương tác mới có phù hợp hay không, việc áp dụng sẽ diễn ra nhanh chóng mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.

Theta Lake hỗ trợ các CIO như thế nào

Theta Lake cung cấp khả năng thu thập, kiểm tra và điều tra trực quan toàn diện các thông tin liên lạc do AI tạo ra thông qua lời nhắc, phản hồi và chia sẻ liên tục trong các công cụ giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Bộ Quản trị & Kiểm tra AI của Theta Lake tích hợp liền mạch và minh bạch với Microsoft và Zoom, đồng thời hỗ trợ thu thập lời nhắc và phản hồi từ bất kỳ kho lưu trữ nào cho bất kỳ cơ sở hạ tầng AI nào.

Đối với Microsoft Copilot, Theta Lake cho phép ghi lại dữ liệu trung thực trên M365, bao gồm Teams, Outlook, SharePoint và OneDrive, với khả năng phát hiện theo thời gian thực các tuyên bố miễn trừ trách nhiệm bị thiếu và rò rỉ dữ liệu nhạy cảm. Đối với Zoom AI Companion, công cụ này quản lý tóm tắt cuộc họp và cuộc gọi, xác định nội dung rủi ro và cung cấp quy trình đánh giá thống nhất. Công cụ này cũng phát hiện các trình ghi chú AI không được cấp phép như OtterPilot và Grain AI, từ đó thực thi chính sách doanh nghiệp khi các giải pháp khác không đáp ứng được.

Thách thức không phải là có nên áp dụng AI hay không, mà là làm thế nào các CIO có thể mở rộng AI một cách tự tin, có khả năng hiển thị toàn diện và có khả năng triển khai các biện pháp kiểm soát bù trừ sáng suốt.

Yêu cầu cấp thiết của CIO cho năm 2025

Trí tuệ nhân tạo (AI) tạo sinh và AI tác nhân đang định hình lại cách thức hợp tác giữa các doanh nghiệp, tạo ra những hành vi mới và một loại hình giao tiếp AI hoàn toàn mới. Tuy nhiên, nếu không có sự quản trị chặt chẽ, rủi ro có thể nhanh chóng vượt xa lợi ích. Nghiên cứu của Theta Lake cho thấy các CIO đang nhanh chóng áp dụng AI, nhưng lại mù mờ khi nói đến khâu giám sát cuối cùng này đối với hành vi và nội dung tương tác. Những ai thu hẹp khoảng cách kiểm tra ngay bây giờ sẽ không chỉ được an toàn mà còn giành được lợi thế cạnh tranh – mở ra sự hợp tác thông minh, tuân thủ quy định ở quy mô lớn.

Dan Nadir, Giám đốc sản phẩm của Theta Lake, cho biết:

Những tổ chức thành công sẽ là những tổ chức biến việc tuân thủ thành động lực chứ không phải rào cản. Quản trị không làm chậm AI – mà giúp AI sẵn sàng cho doanh nghiệp.

Tương lai của năng suất nơi làm việc sẽ được nâng cao nhờ AI. Tương lai của việc tuân thủ cũng phải thông minh, thống nhất và sẵn sàng đáp ứng thách thức đó.

Xem thêm tại đây: ntgvietnam